Taito, jota jokaisen johtajan ja työntekijän tulisi hallita
Aktiivisen ja rakentavan palautekulttuurin omaksuminen työpaikalla on avain menestykseen, hyvinvointiin ja henkilöstön kehitykseen. Palaute on työkalu, jolla – kun sitä käytetään oikein – voidaan saavuttaa huippusuorituksia, luoda innostava työilmapiiri ja parantaa koko organisaation tuottavuutta. Lisäksi avoin ja rakentava palautekulttuuri lisää työyhteisön jäsenten motivaatiota, työtyytyväisyyttä sekä vähentää työstressiä.
Palautteen antamisen periaatteet
Palaute ei ole pelkkä kommentti työsuorituksesta, vaan se on vuorovaikutteinen prosessi, joka vaatii sekä antajalta että vastaanottajalta taitoja, kunnioitusta ja harjoittelua. Toimiva palautekeskustelu perustuu rakentavaan ja dialogiseen lähestymistapaan, jossa molemmat osapuolet tulevat kuulluiksi ja ymmärretyiksi. Rakentava palaute antaa saajalleen tietoa siitä, miten hän on onnistunut tehtävässään ja mitä voisi vielä kehittää. Se on asiallista, konkreettista ja suuntautuu tulevaisuuteen.
Valmistautuminen palautteen antoon
Palautteen antamiseen on hyvä valmistautua etukäteen. Ennen palautteen antamista on tärkeää selkeyttää, miksi halutaan antaa palautetta ja mitä keskustelulla halutaan saavuttaa. Valmistautessa mieti sekä palautteen sisältöä että sitä, kuinka haluat kommunikoida asian vastaanottajalle. Pyri säilyttämään objektiivisuus kiinnittämällä huomiota omaan asenteeseesi ja tunnetilaasi. Varaa riittävästi aikaa ja rauhallinen paikka palautteen antamiselle.
Dialogisen palautteen malli
Dialogisen palautteen prosessi kulkee neljän keskeisen vaiheen kautta. Ensimmäisessä vaiheessa annetaan selkeä kuvaus omista havainnoista ilman arvostelevaa sävyä. Tällöin on suositeltavaa käyttää minä-muotoa viestinnässä.
”Olen huomannut, että sinulta on jäänyt joitakin tärkeitä lukuja merkitsemättä raportteihin viime aikoina.”
Toisessa vaiheessa esitetään omat tunteet ja mielipiteet havainnosta ja sen vaikutuksesta omaan työhön. Tämä avaa kommunikaation syvemmälle tasolle ja tuo empatiaa mukaan.
”Näiden lukujen puuttuminen aiheuttaa vaikeita tilanteita asiakaspalavereissa.
Minun on täytynyt ruveta pohtimaan, joudunko käymään raportit syvällisesti läpi ennen palavereita.”
Kolmas vaihe keskittyy palautteen saajan näkökulmaan. Tässä vaiheessa dialogi laajenee kuuntelemaan ja ymmärtämään vastapuolen näkemyksiä ja tuntemuksia.
”Aiemmin raportit ovat olleet erinomaisia. Onko jotain tapahtunut? Mitä itse tästä ajattelet?”
Viimeisessä vaiheessa siirrytään neuvotteluun ja etsitään yhteisiä ratkaisuja. Tämän dialogisen prosessin ytimessä on turvallisen ja avoimen ilmapiirin luominen, joka mahdollistaa molemminpuolisen ymmärryksen ja oppimisen.
”Mietitään yhdessä, miten jatkossa tämä asia sujuisi entiseen malliin.”
Palautteen vastaanottaminen
Palautteen vastaanottaminen voi olla yhtä haastavaa kuin sen antaminenkin. On tärkeää kuunnella aktiivisesti, pyrkiä ymmärtämään antajan näkökulma ja olla puolustautumatta heti kättelyssä. Palautteen saaja voi myös pyytää tarkennuksia tai esimerkkejä, jos palaute jää epäselväksi. Lopuksi, on hyvä muistaa, että palautteen tarkoitus on auttaa sinua kehittymään, ei moittia. Jos palautteesta jäi ikävä tunnelma, voi tämän sanoa myös ääneen – noudattelemalla dialogisen palautteenannon periaatteita.
Palautteen antaminen vaatii jatkuvaa oppimista
Virheiden pelko ja puhumattomuus johtavat nopeasti psykologisesti turvattomaan työympäristöön. Sen sijaan oikeaan suuntaan ohjaava palaute kannustaa ottamaan riskejä, oppimaan uutta ja venymään kauemmas mukavuusalueelta. Tärkeintä ei ole virheettömyys, vaan miten rakentavaa palautetta osataan hyödyntää kehittymisen työkaluna. Palautteen antamista ja vastaanottamista ei tulisi nähdä vain tehtävänä tai velvollisuutena, vaan mahdollisuutena kasvaa. Kun tämän potentiaalin tunnistaa, palaute muuttuu voimavaraksi, joka voimaannuttaa koko työyhteisöä.